quinta-feira, 29 de outubro de 2009

RECOMENDAÇÕES PARA ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS OFICIAIS







Thienne Marcondes



Atendendo a pedidos de leitores, a equipe do jornal Carreira & Sucesso entrevistou, mais uma vez, Mara Raimundo-Wiegel, diretora de serviço técnico de Cerimonial da Assembléia Legislativa do Estado de São Paulo, sobre o que devem fazer as empresas envolvidas em cerimônias para concessão de títulos de cidadania e outras honrarias.
Imagine o leitor, por exemplo, que o presidente da subsidiária brasileira de uma empresa multinacional sediada em Valinhos é agraciado com o título de Cidadão Honorário de Valinhos. Como deve agir a empresa para viabilizar a entrega do título e qual deve ser o seu envolvimento na organização do evento?
"Em eventos oficiais para essas nomeações, é necessário um procedimento especial de organização para que tudo seja feito da maneira certa", explica Mara Raimundo-Wiegel.
Veja, na entrevista abaixo, a palavra da especialista em cerimoniais oficiais a respeito do assunto.


C&S– Qual a diferença entre títulos de cidadania e honrarias?
O título de cidadania é uma homenagem feita para uma pessoa em função de sua relevância na comunidade. É algo oficial, feito por um órgão legislativo. Todo título de cidadania é municipal. Já no caso das honrarias, o Estado de São Paulo tem um conselho que se chama Conselho Estadual de Honrarias e Méritos. Somente este conselho outorga medalhas, honrarias e méritos, como por exemplo, de comendadores, cavaleiros e mestre de ordens.


C&S – Onde e como é feita a entrega do titulo de cidadania e honrarias?
A entrega de um título de cidadania ou honraria é realizada durante uma sessão solene, que é o ato oficial de uma casa legislativa ou de qualquer outro órgão oficial. Normalmente, ocorre no salão nobre das Câmaras Municipais, e existe um programa protocolar, que é seguido rigorosamente.
Dependendo do número de presentes, o mais indicado é que a sessão dure cerca de uma hora, incluindo abertura, nominata, execução do hino nacional (ou dos hinos nacionais) e, a partir daí, oito minutos para cada pessoa fazer o seu discurso. Em casos extremos, quando as pessoas ultrapassam o tempo determinado, utilizamos cartões indicando o tempo restante para terminar o pronunciamento.
A sessão deve ser bastante objetiva para não se tornar maçante aos presentes. Certa vez realizamos uma sessão aqui na Assembléia Legislativa do Estado de São Paulo que durou nada menos do que três horas. São três horas de puro discurso! É muito cansativo...
Uma dica: a abertura começa com a fala do presidente, de forma tradicional: “Em nome de Deus, iniciamos o nosso trabalho”. A nominata é feita do mais importante para o menos importante; já a fala, na ordem inversa: do menos importante para o mais importante.


C&S – Como deve ser feita a organização para que um evento oficial de nomeação de títulos de cidadania ou honrarias seja realizado?
A organização para este evento precisa ser planejada com antecedência. Nunca menos do que oito meses. O acompanhamento dos preparativos é feito pelas secretárias, tanto de quem convida como de quem é convidado. Durante este período, é decidido, pelas secretárias e pelo órgão oficial responsável pelo evento, o interesse de ambas as partes, a lista de convidados, detalhes da hospedagem, duração da visita do convidado e o cardápio do almoço ou jantar. É importante verificar também se o convidado tem alergia a algum tipo de comida, quais lugares pretende visitar e se será feita uma troca de presentes entre o anfitrião e o convidado. Esta preparação também vale para os eventos não-oficiais realizados em empresas.


C&S - Como é feita a troca de presentes? Que tipo de presentes é mais indicado?
A troca de presentes deve ser equivalente e, por isso, pensada antes. A secretária de quem convida precisa entrar em contato com a secretária do convidado para saber se o mesmo irá levar algum presente, e de que tipo.
O constrangimento de presentear o anfitrião ou de ser presenteado é o disparate de valor que pode existir entre um presente e outro. Quem está cuidando dos preparativos do evento não deve ter vergonha de ligar para a secretária de quem fez o convite e perguntar se vai acontecer troca de presentes. É normal fazer esse tipo de questionamento informal, dizer que o convidado pode querer levar alguma lembrança, e que por isso gostaria de saber o que seria trocado. A dica, de uma maneira geral, é levar presente somente se houver troca.


C&S – Como deve ser montada a mesa para realizar uma sessão solene?
A leitura da mesa é muito importante, pois ela mostra a hierarquia dos presentes. E os convidados só fazem a leitura correta se a mesa estiver montada corretamente, é claro. Isso sem falar que a leitura facilita o trabalho da imprensa no momento de fotografar e registrar o evento. Já pensou um veículo publicar uma foto do evento confundindo, na legenda, um ministro com o presidente de outro país, por exemplo? A ordem funciona como um código, para qualquer pessoa que olhar entender quem é o convidado, o homenageado e os outros presentes. À cabeceira da mesa, senta-se sempre quem recepciona, ou seja, quem convida. É como diz o credo: “Tudo começa à direita de Deus pai”. Ao lado direito, senta-se a mais alta autoridade, depois da presidência, se esta for o anfitrião; o próximo cargo mais alto à esquerda, e assim alterando as posições, sucessivamente.


C&S – Qual a posição correta das bandeiras neste tipo de evento?
As bandeiras devem ficar atrás da mesa da cerimônia. A bandeira do Brasil deve ficar à direta e a de São Paulo à esquerda dos convidados, para quem olha da platéia. No caso de três bandeiras, a bandeira do Brasil deve ficar no meio, a de São Paulo à direita e a do município à esquerda. Esta é a ordem padrão.


C&S - No caso de visitas internacionais, as despesas ficam por conta de quem: do convidado ou de quem convida?
No caso de visitas internacionais oficiais, o contato oficial é feito pelo Ministério de Relações Exteriores. O transporte de um país para outro cabe ao visitante; já a estada e a programação ficam por conta do visitado.
É necessário, também, montar um esquema de segurança, organização da comitiva e eventos.


C&S – Como é montado o roteiro de uma visita oficial?
O chefe de Cerimonial do órgão responsável pelo evento deve receber o convidado ainda no carro, conduzi-lo até o hall monumental do edifício e promover o encontro do convidado e do anfitrião. A banda oficial, neste momento, é chamada para tocar o hino nacional dos dois países, em casos de visitas internacionais. Vale lembrar que o hino do país estrangeiro deve ser sempre tocado primeiro. A partir daí, é dada seqüência à programação normal da visita.


C&S – E durante a estada, quem acompanha o convidado?
Normalmente, o convidado tem seus compromissos oficiais e os compromissos de seu interesse e da comunidade. Nos compromissos oficiais, quem acompanha o convidado é uma autoridade do Estado, e em outros, sempre a maior autoridade local. Nos dois casos, é praxe o acompanhamento de uma equipe de seguranças.


C&S - Em quais ocasiões os convidados podem levar acompanhante?
Cerimônias oficiais e encontros profissionais não permitem a participação de acompanhantes. Se o convidado vier acompanhado em sua viagem ao Brasil, por exemplo, o anfitrião deve programar para o acompanhante atividades paralelas aos eventos profissionais já marcados. Recebemos, uma vez, um convidado muito importante aqui na Assembléia Legislativa do Estado de São Paulo, e enquanto ele participava das cerimônias oficiais, sua esposa foi conhecer algumas creches e pontos turísticos da cidade de São Paulo. O acompanhante pode estar presente em almoços e jantares menos formais.


C&S – Estes procedimentos oficiais se encaixam também em inaugurações de monumentos históricos e museus, por exemplos?
Sim, basicamente, sim. No caso da inauguração de um museu, por exemplo, a citação é feita do lado de fora, sempre do mais importante ao menos importante. Depois é realizada a cerimônia de abertura e a saudação, sempre seguindo a ordem de fala: do menos importante para o mais importante. Logo em seguida, é desatado o laço ou cortada a fita que lacra a entrada do museu. Eu, particularmente, prefiro que o laço seja desatado, por questões práticas, já que para cortar a fita é preciso um tesoura de prata e, normalmente, a casa não tem este instrumento. E também porque o laço tem, no mínimo, duas pontas, o que permite que várias pessoas façam a inauguração.
Os convidados para um evento com este são o chefe executivo e o secretário do segmento que está organizando a inauguração e os demais poderes.


EXEMPLOS DE TÍTULOS E HONRARIAS

As honrarias são sempre outorgadas pelo governo, ou seja, pelo Conselho Estadual ou pelo Conselho Federal de Honrarias e Méritos, até porque cabe ao governo criá-las. Algumas entidades culturais também podem criar honrarias mas precisam ser oficializadas pelo governo.
Alguns exemplos de honrarias estaduais são a Medalha Santos Dumont e a Medalha da Inconfidência, do governo de Minas Gerais, e a Medalha Tiradentes, do governo do Rio de Janeiro. Eis algumas das honrarias oferecidas pelo governo do Estado de São Paulo:

  • Ordem do Ipiranga
  • Medalha dos Bandeirantes
  • Medalha das Ciências e Tecnologias
  • Troféu da Árvore dos Enigmas
  • Medalha Valor Cívico (três graus: Ouro – dada para aqueles que salvaram a vida de alguém colocando a sua em risco; Prata – grande mérito para qualquer área; Bronze – serve para qualquer área)
  • Medalha Álvares de Azevedo – méritos na área de Artes Plásticas
  • Medalha Cruz de Sangue – oficiais da Polícia Militar feridos ou mortos no combate ao crime


    As Câmaras Municipais outorgam dois tipos de títulos de cidadania:

  • Título de Cidadão Honorário - para quem não nasceu na cidade, mas tem serviços de relevância prestados a ela
  • Título de Cidadão Emérito - para quem nasceu no local e se destaca como pessoa que ofereceu excepcional contribuição à cidade

    Algumas condecorações praticadas no Brasil são listadas a seguir – a mais importante é a Medalha da Ordem do Cruzeiro do Sul, outorgada pelo presidente da República.

  • Ordem do Mérito de Brasília, em grau de comendador
  • Ordem do Mérito de Mauá, no grau “Cruz de Mauá”
  • Ordem do Rio Branco, grau “Grã Cruz”
  • Ordem do Mérito Judiciário
  • Ordem do Mérito Legislativo
  • Ordem do Mérito das Forças Armadas, grau de comendador
  • Ordem do Mérito Aeronáutico
  • Ordem do Mérito Naval
  • Medalha do Pacificador, do Ministério do Exército
  • Medalha do Mérito Industrial

    Apenas como exemplo internacional, as duas principais condecorações na França são a de Cavaleiro das Artes e das Letras, e Cavaleiro da Ordem Nacional do Mérito do governo francês.


    (Thienne Marcondes é estágiaria do Núcleo de Jornalismo da Gerência de Comunicação do Grupo Catho)
  • Nenhum comentário: